Programvare for godkjenning av innkjøpsordrer

Ser du tre demoer av programvare for godkjenning av innkjøpsordrer, får du høre det samme budskapet tre ganger: godkjenning i løpet av timer, ikke dager, godkjenning fra mobilen og så mange godkjenningsnivåer du vil.

Ingenting av dette er feil, men alt er standard. Alle løsninger på en kortliste i dag sender innkjøpsordren til riktig person og lar vedkommende godkjenne fra flyplassen. Hastighet og ruting skiller ikke verktøyet som forbedrer kostnadskontrollen, fra verktøyet som bare flytter papirene raskere.

Det som skiller løsningene, finner du ett nivå ned. Endrer prosjektbudsjettet seg i det øyeblikket noen godkjenner en innkjøpsordre? Ser godkjenneren budsjettet når beslutningen tas? Og hva skjer hvis ordren tar en budsjettlinje over rammen? Disse tre spørsmålene avgjør om du kjøper et kontrollverktøy eller et rutingverktøy.

Hva leverandørene selger, og hva som faktisk betyr noe

Leverandørene selger den synlige delen av godkjenningsprosessen: forespørselen, varslingen og knappen. Det er den delen brukerne ser, så den egner seg godt i en demo.

Det som betyr noe, er mindre synlig. Godkjenningen er øyeblikket kostnaden blir forpliktet. Når en innkjøpsordre er godkjent, har leverandøren fått klarsignal, og pengene er bundet uansett om fakturaen kommer i tide eller ikke. Det er det en innkjøpsordre gjør: Den gjør en beslutning om til en forpliktelse.

Hvis programvaren registrerer godkjenningen, men ikke forpliktelsen mot et budsjett i samme øyeblikk, viser budsjettet fortsatt rom som ikke lenger finnes. Økonomiavdelingen får vite det når fakturaen kommer, uker senere. Det gapet er problemet med budsjett vs faktisk, og godkjenningsverktøyet tetter det enten, eller lar det stå åpent.

Derfor kan to verktøy med identiske godkjenningsbilder gi helt forskjellige resultater. I det ene signerer godkjenneren, og ordren går videre. I det andre signerer godkjenneren, og prosjektbudsjettet, summen av forpliktelser og likviditetsbildet endres i samme øyeblikk. Begge demoene viser en knapp og en grønn hake, men bare den ene endrer hva økonomiavdelingen vet.

Det finnes mange gode grunner til å flytte godkjenninger inn i et system, og vi har skrevet om gevinstene ved et innkjøpsordresystem tidligere. Denne artikkelen er smalere. Den er en sjekkliste for selve evalueringen: hva du bør teste, og hva du kan se bort fra.

7 ting som betyr noe

1. Godkjenningen registrerer forpliktelsen

Når godkjenneren trykker Godkjenn, må forpliktelsen registreres mot budsjettlinjen med en gang. Ikke når varene kommer, og ikke når fakturaen er kontrollert. Dette er grunnlaget for all kostnadskontroll og for oppfølging av forpliktede kostnader. Det er også derfor forskjellen mellom innkjøpsordre og faktura betyr noe: Innkjøpsordren er forpliktelsen, fakturaen er regningen for den.

2. Godkjenneren ser budsjettet når beslutningen tas

Godkjenningsbildet viser hvor mye av budsjettet som er brukt nå, og hvor mye det blir hvis ordren godkjennes, på samme skjerm og i samme øyeblikk. Må godkjenneren åpne en egen rapport for å se hvordan budsjettet står, blir det ikke gjort når det haster, og godkjenningen blir en signatur i stedet for en beslutning.

3. Godkjenninger over budsjett sperres, ikke bare varsles

Et varsel om at en ordre går over budsjett er lett å klikke forbi, og når det haster, blir det gjort. En sperre virker annerledes. Hvis ordren vil ta budsjettlinjen over rammen, går ikke godkjenningen gjennom før noen ber om økt budsjett eller endrer ordren. Poenget er å ta budsjettdiskusjonen før pengene er forpliktet, ikke å dokumentere den etterpå.

CostTrackers godkjenningsflyt er bygd rundt dette. Godkjenner du en innkjøpsordre som vil ta en budsjettlinje over rammen, får du ikke et varsel, men en sperre. Godkjenneren må enten be om økt budsjett eller endre ordren før forpliktelsen registreres.

4. Delegering bevarer sporbarheten

Godkjennere har ferie, blir syke og sitter i heldagsmøter på byggeplassen. Delegering må være mulig uten at sporbarheten forsvinner. En god godkjenningsmatrise lar den som har myndigheten, overføre den til en navngitt stedfortreder, samtidig som forpliktelsen fortsatt registreres på riktig budsjettlinje og loggen viser hvem som tok beslutningen. Test hvordan flyten for innkjøpsforespørsler og godkjenning fungerer når første godkjenner i hierarkiet er borte.

5. Endringer etter godkjenning godkjennes på nytt

Innkjøpsordrer endres: Antall øker, priser justeres, og omfang legges til på byggeplassen. Spør hva som skjer når beløpet på en godkjent ordre endres. Går endringen rett gjennom, glir summen av forpliktelser bort fra det noen faktisk har godkjent. En god godkjenningsflyt sender endringen tilbake til godkjenning og holder summen av forpliktelser riktig mens ordren utvikler seg.

6. Godkjente ordrer når fram til regnskapssystemet uten dobbeltregistrering

Godkjenningsprogramvaren fungerer ved siden av regnskapssystemet, ikke i stedet for det. Når en ordre er godkjent og fakturert, skal opplysningene gå videre til regnskapssystemet med riktig konto, prosjekt og kostnadssted uten at noen må taste dem inn på nytt. Spør hvilke regnskapssystemer leverandøren er integrert med i dag, og be om å se konteringen komme gjennom.

7. Loggen lever lenger enn prosjektet

Mange år etter at et prosjekt er avsluttet, kommer noen til å trenge å vite hvem som godkjente hva, når og mot hvilken budsjettlinje, som regel ved en revisjon, en tvist eller et krav. Loggen må være intakt etter prosjektslutt, etter at brukere har sluttet og etter at tilganger er endret. Du bruker den ikke hver dag, men det ene kvartalet du trenger den, er den avgjørende.

Tre ting som betyr mindre enn leverandørene sier

Noen funksjoner tar mye plass i demoer uten å påvirke resultatet nevneverdig. De er ikke dårlige, men de bør ikke avgjøre valget.

Godkjenning på mobil. Nyttig og forventet. Men kvaliteten på en godkjenning avhenger av hva som står på skjermen, ikke hvor skjermen er. En godkjenning på mobilen med budsjettet synlig er en god beslutning. En godkjenning på PC uten budsjettet er en gjetning. Digital godkjenning gir bare bedre kontroll hvis godkjenneren ser hva hun eller han forplikter seg til, så når leverandøren viser mobilappen, bør du sjekke at budsjettallene også er med der.

AI overalt. Bortsett fra lesing av fakturadata beskriver de fleste AI-påstandene i denne kategorien regler som har eksistert i årevis. En «AI-drevet» rutingmotor som sender ordrer over £10K til økonomisjefen, er en oppslagstabell. Det er greit som funksjon, men det er et problem som salgsargument, fordi det trekker oppmerksomheten bort fra spørsmålet som betyr noe. Be leverandøren vise nøyaktig hva AI-en avgjør, og hvem som har ansvaret når den tar feil.

Uendelige godkjenningskjeder. De fleste små og mellomstore virksomheter har to eller tre godkjenningsnivåer i flyten for innkjøpsforespørsler. Programvare bygd for kjeder med femten nivåer passer for en annen type organisasjon. Hvert ekstra nivå gir forsinkelse, og en lang kjede sprer ofte ansvaret så tynt at ingen eier beslutningen. En kort kjede der hver godkjenner ser budsjettet, gir bedre kostnadskontroll enn en lang kjede der ingen gjør det.

Varselsignaler i demoen

Ta med deg et eget eksempel til demoen. Velg en ekte innkjøpsordre fra et nylig prosjekt, med en ekte budsjettlinje og en ekte godkjenner, og be leverandøren ta den gjennom systemet fra forespørsel til faktura. Demodata er laget for å se bra ut. Dine egne data viser hvordan verktøyet oppfører seg på arbeidet dere faktisk gjør.

Se etter disse varselsignalene mens leverandøren deler skjerm:

Godkjenningsbildet viser ikke hvor mye av budsjettet som er brukt.
Godkjenning av en innkjøpsordre oppdaterer ikke summen av forpliktelser med en gang.
Budsjettoverskridelser gir et varsel, ikke en sperre.
Leverandøren beskriver programvaren som noe som «fanger opp» eller «flagger» feil. Programvaren skal vise godkjenneren det hun eller han trenger å se. Vurderingen ligger hos den som godkjenner.
Leverandøren kan ikke vise delegering fra start til slutt, inkludert hva loggen viser etterpå.
Loggen ligger i et annet verktøy enn godkjenningene, slik at det finnes to versjoner av sannheten.

Godkjenningen er bare halve prosessen. Den andre halvdelen er å kontrollere det leverandørene fakturerer, mot det som ble godkjent. Det er fakturakontrollen, den andre siden av samme problem, og den forutsetter det samme: en innkjøpsordre som ble registrert riktig da den ble godkjent.

God programvare for godkjenning gjør «godkjent» og «forpliktet» til samme hendelse

Alle punktene i sjekklisten over er varianter av ett prinsipp. Godkjenningen er øyeblikket kostnaden blir forpliktet, og derfor må det også være øyeblikket forpliktelsen registreres. Å sende en innkjøpsordre til riktig person er den enkle delen. Å registrere hva godkjenningen betyr for budsjettet, er den vanskelige, og det er den som avgjør om økonomiavdelingen ser kostnaden når den besluttes, eller uker etter at pengene er brukt.

Forskjellen vokser over tid. Med et rutingverktøy må økonomiavdelingen rekonstruere forpliktelsene ved månedsslutt ut fra godkjente ordrer, e-posttråder og leverandøroversikter. Med et kontrollverktøy får økonomiavdelingen en sum av forpliktelser som allerede er riktig, fordi hver godkjenning har oppdatert den. Over et år og en portefølje av prosjekter er det forskjellen mellom å forklare overskridelser og å forhindre dem.

Når du vurderer programvare for godkjenning av innkjøpsordrer, bør du teste denne delen først. Godkjenn en innkjøpsordre i demoen og se på budsjettlinjen. Flytter den seg, ser du på et kontrollverktøy og den oversikten over forpliktede kostnader økonomiavdelingen trenger. Flytter den seg ikke, ser du på et rutingverktøy.

De beste godkjenningsverktøyene gjør «godkjent» og «forpliktet» til samme hendelse. Se hvordan godkjenning av innkjøpsordrer i CostTracker håndterer forpliktelsene.