Kostnadskontroll i sanntid for prosjekter — via innkjøpsordre, ikke faktura.
Godkjenner du en PO, ser du kostnaden på budsjettet. Ikke tre uker senere. Ikke ved månedsslutt. Med en gang.
Innkjøpsordren gjør budsjettet til noe du kan stole på.
En innkjøpsordre låser pris, mengde og betingelser skriftlig, før arbeidet starter. Budsjettet viser hva som faktisk er forpliktet — når det er forpliktet — så du bruker tiden på å ta beslutninger, ikke på å bekrefte tall.
Nummerert på din måte.
Hver PO får en unik referanse — aldri duplikater. Velg formatet som passer teamet ditt.
Første innkjøpsordre samme dag.
CostTracker er bygget for å tas i bruk med en gang. De fleste team lager sin første innkjøpsordre samme dag som de logger inn — ikke etter uker med oppsett og opplæring
Opprett innkjøpsordren
Bruk maler med leverandører, artikler og priser som allerede er lagt inn. Fyll ut det som er unikt for denne bestillingen. Flervaluta støttes.
Send til godkjenning
Godkjenningsflyten kan settes opp i ett eller flere trinn — fleksibelt etter deres behov.
Kostnaden føres mot budsjettet
Så snart siste godkjenner har signert, oppdateres prosjektbudsjettet. Du trenger ikke vente på fakturering for å vite hvor du står.
Alle åpne innkjøpsordrer, mot hvert prosjektbudsjett.
Se hva som er forpliktet, hva som er godkjent, og hva som fortsatt venter på signatur — per prosjekt og per kategori, oppdatert i det den godkjennes.
Bygget for prosjekter — ikke for kontorinnkjøp.
Prosjektarbeid har sine egne regler: mange leverandører per prosjekt, flere prosjekter i parallell, og et budsjett per prosjekt som må holde. Vanlig innkjøpsprogramvare tar ikke høyde for dette. CostTracker er bygget rundt det.
Mange leverandører
Hver leverandøravtale registreres som en innkjøpsordre. Ingenting forpliktes utenfor budsjettet.
Flere prosjekter samtidig
Kostnader føres mot riktig prosjekt automatisk. Ingen manuell fordeling, ingen kontoklassering i etterkant.
Ett budsjett per prosjekt
Forpliktet og gjenstående holdes atskilt for hvert prosjekt, synlig i det en innkjøpsordre godkjennes.
«Leverte akkurat det vi trengte — anbefaler! CostTracker sørget for at vi holdt budsjettet, i motsetning til tidligere prosjekter med budsjettoverskridelser.».
James B.
CFO · Reiseliv & Event
Fungerer sammen med regnskapssystemet ditt.
CostTracker kan kjøres frittstående eller kobles til regnskapssystemet dere allerede bruker. Ingen migreringer, ingen omskrivning av kontoplaner, ingen implementeringsprosjekt — bare en kobling som får de to systemene til å snakke sammen.
Vanlige spørsmål om innkjøpsordrer.
En innkjøpsordre er kjøperens avtale om å kjøpe — sendt før leveransen, med pris og betingelser fastsatt. Fakturaen er leverandørens betalingsanmodning, som kommer etter at varen eller tjenesten er levert. PO-en er det du kontrollerer fakturaen mot for å bekrefte at det er samsvar mellom bestilling og fakturering.
Ja. Godkjenningsflyten kan settes opp i ett eller flere trinn, styrt etter budsjett og godkjenningsgrenser. Slik sørger dere for at rette personer signerer før noe forpliktes — uten å måtte gå omveier for hver enkelt bestilling.
Ja. Kostnadsforpliktelsen føres mot prosjektbudsjettet så snart PO-en er godkjent — ikke uker senere når fakturaen ankommer. Slik ser dere den faktiske situasjonen mens dere fortsatt har tid til å styre.
Ja. Bruk deres egen logo på PO-dokumentet, og velg nummerformatet som passer teamet — løpenummer per år, fritekst-prefiks eller prosjekt-ID. Nummereringen kan tilpasses hvordan dere allerede jobber.
Begge deler. CostTracker fungerer frittstående, eller kobles til regnskapssystemet dere allerede bruker — Xero, QuickBooks Online, Sage, Tripletex, PowerOffice Go eller 24SevenOffice. Slik kan dere komme i gang uten å endre eksisterende oppsett.
Med streng budsjettkontroll slått på stoppes overbudsjett-forespørsler ved godkjenning — så avviket fanges før det forplikter noe, ikke oppdages senere. Godkjenneren ser hvorfor forespørselen ble stoppet, og kan justere før den sendes videre.
Vit hva du har forpliktet, når du forplikter det
14 dagers gratis prøveperiode. Alle funksjoner tilgjengelig. Uten kredittkort, uten forpliktelser. Ferdig oppsett samme dag.