Oppdag avvik før fakturaen går til betaling
Sammenlign det dere bestilte, det dere mottok og det dere blir fakturert for, på ett sted. Bedre kontroll før betaling.
14 dagers gratis prøveperiode. Ingen kredittkort.
Bruk tiden på avvikene – ikke på fakturaene som stemmer
Motta fakturaen i regnskapssystemet eller direkte i CostTracker. Den kontrolleres mot innkjøpsordre og levering i CostTracker før betaling håndteres i regnskapssystemet.
1. Motta faktura
Behold fakturamottaket i regnskapssystemet, for eksempel via EHF, eller motta fakturaen direkte i CostTracker via e-post, EHF eller opplasting.
2. Match og kontroller
CostTracker matcher fakturaen mot innkjøpsordre og levering, slik at du raskt ser hva som stemmer – og hva som må undersøkes.
3. Godkjenn for betaling
Når fakturaen er kontrollert og godkjent, er den klar for videre behandling og betaling i regnskapssystemet.
Mottar dere fakturaer i regnskapssystemet? Det er den vanligste arbeidsflyten blant norske team med EHF. CostTracker henter transaksjonen automatisk og matcher den mot innkjøpsordre. Dere beholder dagens fakturaflyt og får kontrollen i CostTracker.
Slipp å lete etter grunnlaget for fakturaen
Når fakturaen skal kontrolleres, ligger innkjøpsordren og leveransen allerede i CostTracker.
Du slipper å finne bestillingen i ett system, leveringsinformasjonen et annet sted og fakturaen i et tredje. I stedet ser du hele grunnlaget side ved side:
- Sammenlign innkjøpsordre, levering og faktura i én visning
- Finn avvik uten å lete på tvers av systemer
- Følg hele historikken fra bestilling til faktura
- Behold et komplett revisjonsspor for hver transaksjon
Mindre leting. Raskere kontroll. Bedre dokumentasjon.
Mindre registrering. Mer tid til det som faktisk må vurderes.
Mottar dere fakturaer direkte i CostTracker, leses leverandør, beløp og fakturalinjer automatisk. CostTracker foreslår deretter riktig innkjøpsordre, slik at du slipper å registrere og koble fakturaene manuelt.
Mottas fakturaen i regnskapssystemet, er dataene allerede strukturert. CostTracker henter transaksjonen og matcher den uten OCR.
- Reduser manuell registrering av fakturaer
- Finn riktig innkjøpsordre raskere
- Bruk tiden på avvikene fremfor rutinearbeidet
Fang opp avvik før de blir til feilbetalinger
Prisen er høyere enn avtalt. Ti enheter ble bestilt, men bare åtte ble levert. Eller leverandøren fakturerer for noe dere aldri har mottatt.
Med 3-veis matching ser du avviket før fakturaen går videre.
- Fang opp pris- og mengdeavvik før betaling
- Oppdag fakturering av varer som ikke er levert
- Kontakt leverandøren eller eskaler avviket internt
Du bestemmer hva som skal skje videre – og beslutningen dokumenteres.
"Cost reporting and AP integration is great. Time saved is massive."
Fidelis M.
Group Finance & Risk · Civil Engineering
3-veis matching – kort forklart
3-veis matching betyr at du sammenligner tre ting før en faktura godkjennes: Hva bestilte vi? Hva mottok vi? Hva blir vi fakturert for? Innkjøpsordren viser hva som ble avtalt. Leveringen viser hva som faktisk ble mottatt. Fakturaen viser hva leverandøren ber om betaling for. Når alle tre stemmer, har du et bedre grunnlag for å godkjenne fakturaen – og mindre risiko for å betale for mye eller for noe som ikke er levert.
På to måter. Dere kan fortsette å motta fakturaer i regnskapssystemet. CostTracker henter da transaksjonen automatisk og matcher den mot innkjøpsordre og levering. Eller dere kan motta fakturaer direkte i CostTracker via e-post, opplasting eller EHF. De fleste norske kunder velger å beholde EHF-mottaket i regnskapssystemet. Uansett arbeidsflyt skjer kontroll og matching i CostTracker.
Nei. Uten leveringsregistrering kan dere fortsatt matche fakturaen mot innkjøpsordren. Registrerer dere også leveranser, får dere full 3-veis matching: innkjøpsordre, levering og faktura. Da kan dere også fange opp manglende leveranser, delleveranser og fakturering av varer som ikke er mottatt.
Avviket blir synlig før fakturaen går videre. Du kan undersøke hva som har skjedd, kontakte leverandøren, eskalere fakturaen internt eller akseptere avviket med en begrunnelse. Dermed beholder dere kontrollen over beslutningen, samtidig som det dokumenteres hva som ble gjort og hvorfor.
Fordi grunnlaget allerede finnes der. Innkjøpsordren og leveransen ligger i CostTracker før fakturaen skal kontrolleres. Når fakturaen kommer inn – direkte eller via regnskapssystemet – kan den matches mot informasjonen som allerede er på plass. Det betyr mindre leting, færre manuelle overleveringer og raskere kontroll av fakturaen.
CostTracker kobles til Xero, QuickBooks Online, Sage, Tripletex, PowerOffice Go og 24SevenOffice. Fakturamottak via regnskapssystemet fungerer med de integrerte systemene. Direkte fakturamottak i CostTracker er tilgjengelig for utvalgte oppsett og utvides fortløpende. Ta kontakt, så finner vi arbeidsflyten som passer deres oppsett.
Sikre gode kontrollrutiner for betalinger
Fang opp prisavvik, manglende leveranser og feilfakturering før betaling går gjennom.
Mindre manuelt arbeid. Færre feilbetalinger. Full kontroll fra bestilling til faktura.
14 dagers gratis prøveperiode. Alle funksjoner inkludert. Ingen kredittkort nødvendig.